GoBS法律上安全的电子邮件存储强制性

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根据GoBD的法律安全电子邮件存储

在1上。 2017年1月,“正确管理和保留电子形式的书籍,记录和记录以及访问数据的原则”(GoBD)将最终生效。 这还包括有关合法存储电子邮件和电子邮件附件的规定,自关键日期起不再有任何例外。 GoBD取代了联邦财政部(BMF)以前用于存储业务记录的所有其他规定。 这些详细信息是“数据访问和数字文档可验证性原则”(GDPdU)以及“适当的计算机辅助会计系统的原理”(GoBS)。

随着14上GoBD的发布。 在2014 11月,BMF主要考虑到以下事实:在所有规模的公司的当今商业环境中,所有相关业务交易的电子数据交换,无纸簿记和数字存储的文档都是常见的,并且其范围在未来将继续增长。 在这种情况下,电子邮件是一种特殊情况,为了符合GoBD要求,需要考虑一些事项。

电子邮件存储和归档的原理

您无需将纯圣诞节或生日问候存档给一个或多个业务伙伴。 但是,电子邮件一旦具有商务信函或收据的功能,就必须按照通常的保留期限以与其他文档相同的方式进行存储。 同样适用于所有与税收相关的附件,例如发票,报价等。如果电子邮件的文本仅用作发送发票,报价或交货单的求职信,则可以将其删除。 可以将其与取出内容物后扔入废纸a的信件信封进行比较。 在这种情况下,仅存档附件,但必须在其上记录(销售)税收评估的所有强制性信息。

持续的可用性和所需的机器评估

就像所有其他电子生成的文档和包括附件的文档一样,所有具有归档义务的电子邮件都必须随时可供查看,并受到充分保护,以防第三方操纵。 您还必须确保可以通过计算机评估存档的电子邮件。 根据GoBD的规定,仅打印文档并将其保存在硬拷贝中是不够的。 如果您使用加密方法对电子邮件进行归档,则还必须为任何税收审核提供未加密的访问权限。 这样可以确保可以通过全文搜索检查文档并通过机器进行评估。

电子邮件存储的截止日期

保留期限为六到十年,具体取决于税收相关性和电子邮件类型。 该时间段始终始于创建电子邮件的日历年的到期日。 这意味着您收到了2的来信。 一月几乎要存档七到十一年,因为该期限从下一个1开始。 一月。 对于所有公司和贸易商而言,这些法规都代表GoBD不可小effort,因为所有发票,贸易信函,报价,交货单等均应按照GoBD保存并随时随需提供。 为此,必须提供足够的资源。

私人电子邮件的处理

一些公司允许其员工使用公司自己的邮件服务器或私人电子邮件提供商。 在这种情况下,出现了一个问题,即如何处理与存储有关的私人消息。 员工可以同意雇佣合同或内部协议中的相应段落,以将其电子邮件存档。 但是,这里可能存在隐私问题,因为外部发件人和收件人的隐私也受到影响。 因此,建议您确保严格分隔业务电子邮件和私人电子邮件,或者通常禁止在服务器上进行私人通信。

软件解决方案还是手动工作?

自由职业者或非常小的公司可能仍然可以“手动”处理电子邮件存储的任务。 但是,从一定规模的业务中,成本和精力不再与收益有合理关系。 在这种情况下,基本上只有符合法律确定性标准并且可以进行机器评估和全文搜索的优质安全软件解决方案。 这样的软件必须至少执行以下五个任务。 所有传入和传出电子邮件都必须完整记录并保存。 这在转发给收件人之前很有用。 此外,归档必须真实无误,并且不会丢失任何信息。 第三,应确保防止操纵的安全。 在整个保留期内,必须禁止没有管理员特权的基本用户访问,以防止过早删除。 最后但并非最不重要的一点是,在进行税务审计时,归档软件必须提供连续和完整的访问权限。

如果您正确地解决了所有问题,那么就电子邮件存储而言,税务局将不会有任何问题。

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